Talleres mecánicos · Familia SuiteHub HUB Taller
Recibes el carro por la placa, el cliente aprueba la cotización y ve en qué va su vehículo desde su teléfono, el mecánico trabaja desde su celular y el taller le recuerda al cliente cuándo le toca volver.
😩 ¿Recibes carros en un cuaderno, cotizas por WhatsApp y al final nadie sabe qué se aprobó?
Del ingreso a la factura, cada carro en una sola orden
Recepción por placa con comprobante, tablero de órdenes por estado, cotización que el cliente aprueba desde su teléfono, avisos listos para mandar por WhatsApp, factura electrónica al cobrar y recordatorios que traen al cliente de vuelta. Hecho en Panamá 🇵🇦
Así se ve por dentro
El taller por dentro
Tu taller de un vistazo
Al abrir el sistema ves cuántos vehículos hay en el taller, cuáles están listos para entregar, cuáles esperan la aprobación del cliente y lo facturado del mes. No tienes que salir a preguntar: lo ves en pantalla.
- Órdenes abiertas por estado
- Entregas vencidas y trabajo sin facturar
- Efectivo en caja y lo que te deben
Recepción en dos pasos
Escribes la placa y aparece la ficha del vehículo con su dueño y su último servicio. Registras kilometraje, combustible, motivo de ingreso, inventario de entrada y fotos, y sale el comprobante de 80 mm para el cliente.
- Si la placa no existe, creas cliente y vehículo sin salir de la pantalla
- Comprobante impreso con los datos de entrada
- La orden nace numerada (OT-0001) y con mecánico asignado
Tablero de órdenes por estado
Cada columna es un estado del carro: recibido, diagnóstico, por aprobar, en proceso y listo. Asignas mecánico y ves cuánto tiempo lleva cada uno. Filtras por placa, cliente o mecánico.
- Tiempo en taller visible en cada tarjeta
- Lo pendiente de aprobar y las entregas vencidas marcadas
- Lista o tablero, como prefieras trabajar
La orden: ítems, aprobación y bitácora
Servicios, repuestos y mano de obra con su ITBMS y quién los aprobó. La bitácora registra cada paso con su hora. Desde aquí cotizas lo pendiente y facturas lo aprobado.
- Nunca se factura un ítem dos veces
- Fotos de entrada y del diagnóstico adjuntas
- WhatsApp al cliente: el mensaje queda listo y se manda con un toque
Ficha e histórico de cada vehículo
Visitas, kilometraje, gasto acumulado y última visita, con el histórico completo de órdenes. Los planes de mantenimiento por kilómetros o por tiempo se ponen al día solos cuando entregas la orden con ese servicio.
- Avance por kilometraje y por fecha, lo que llegue primero
- El plan se renueva solo al entregar
- Recordatorio por WhatsApp con un toque
El cliente sabe en qué va
El cliente aprueba desde su teléfono
Le mandas el enlace por WhatsApp y ve la cotización con todo el detalle. Aprueba o rechaza con un toque, sin cuenta ni app, y la orden pasa sola a «en proceso».
- Enlace con vencimiento, sin registro
- Aprobar, rechazar o consultar por WhatsApp
- Queda registrado quién aprobó y cuándo
Avisos listos para mandar
Cuando recibes un vehículo, cuando está listo o cuando le toca mantenimiento, el mensaje queda escrito en la bandeja «Por avisar». El mensaje queda listo y se manda con un toque; si el cliente tiene correo, el correo sale solo.
- Recibido, listo, recordatorios y vencimientos en un solo lugar
- Plantillas con los datos de la orden y de tu taller
- Queda registrado qué se le mandó a cada cliente
«¿Cómo va mi carro?»
Con el aviso de recibido va un enlace para que el cliente vea en qué paso está su vehículo y la entrega estimada, sin llamar al taller. No muestra precios, notas ni fotos.
- Recibido, en reparación y listo para retirar
- Entrega estimada a la vista
- Botón para escribirle al taller por WhatsApp
El dinero cuadra
Factura electrónica desde la orden lista
Cobras lo aprobado y sale la factura electrónica autorizada por la DGI, con su CUFE y su QR, en ticket de 80 mm o en PDF carta. El cliente recibe un enlace para verla en su teléfono. También acepta pagos parciales y crédito con vencimiento.
- CUFE, QR y correlativo fiscal en el documento
- Ticket de 80 mm, PDF y WhatsApp con un toque
- Efectivo, tarjeta, Yappy, transferencia o crédito
Caja por turno y cierre por correo
Abres el turno con el fondo, cada cobro queda en la caja y al cerrar cuentas el efectivo. El informe del cierre te llega por correo con las facturas del turno y lo que se vendió, separado por categoría.
- Efectivo, tarjeta, Yappy y transferencia en el mismo turno
- Facturas con saldo y vencidas a la vista
- Diferencia de caja anotada con su nota
Reportes para decidir
Taller, mecánicos, ventas, por cobrar, existencias, rotación y clientes, por el período que elijas. Los descargas en PDF con la marca de tu taller o en CSV para abrirlos en Excel.
- Tiempo promedio de la recepción a la entrega
- Lo que produjo cada mecánico
- Qué repuestos rotan y cuáles se quedan en el estante
El taller que vuelve a llamar
Placa, revisado y seguro con su fecha
Anotas cuándo vence cada documento del vehículo y la ficha lo marca en ámbar cuando se acerca y en rojo cuando ya venció. «Renovar» lo pasa al año siguiente, y el Seguimiento prepara el aviso al cliente a 30 y a 7 días.
- Placa, revisado, seguro y otros documentos
- Renovar a un año con un toque
- Calendario de placas por terminación: el taller lo carga y el sistema sugiere la fecha
Recordatorios que traen al cliente de vuelta
Una vez al mes por vehículo, el Seguimiento prepara el recordatorio de lo que le toca: cambio de aceite, alineación o frenos. No molesta si el carro tiene una orden abierta o vino hace poco, y te dice cuántos de los que recordaste volvieron al taller.
- Uno al mes por vehículo, nunca en ráfaga
- Cuántos volvieron en los 45 días siguientes
- Lo enviado hoy, con quién lo mandó
El cupón de cumpleaños, en la orden
Con el permiso del cliente, el Seguimiento le manda un saludo de cumpleaños con un cupón personal. Cuando trae su vehículo, la orden te ofrece el cupón y el descuento se reparte por línea, como lo pide la factura electrónica.
- Permiso de promociones con fecha y origen (Ley 81 de 2019)
- Código personal con vigencia
- Se canjea al facturar y vuelve a la orden si la factura se anula
Desde el celular y con cita
Agenda por mecánico y por bahía
Vista de semana o de día con colores por mecánico. Tocas una hora libre y creas la cita por placa, aunque el cliente todavía no exista. El sistema no te deja cruzar dos citas en la misma bahía o con el mismo mecánico.
- Cita → «Llegó» → recepción con todo cargado
- Recordatorios de mañana listos para WhatsApp
- Estados: programada, confirmada, llegó, no vino
El mecánico trabaja desde su celular
Ve sus órdenes de hoy, cada una con un botón grande para el siguiente paso: iniciar o marcar listo. Toma la foto directo con la cámara, deja una nota rápida y revisa la agenda del día sin pasar por la PC.
- Mis órdenes, las del taller y las listas
- Foto de evidencia en un toque
- Su producción en el perfil
Funciones de HUB Taller
+ Todas las funciones del núcleo SuiteHub: clientes, servicios, repuestos, cotizaciones, facturas, caja y cuentas por cobrar.
Módulos que enciendes cuando los necesites
Se activan en tu instalación y trabajan sobre el mismo sistema, con los mismos datos.
Te lo montamos con tus servicios, tus mecánicos y tus bahías.
Configuramos tu cuenta, cargamos tu catálogo de servicios y repuestos y capacitamos a tu equipo. Ves HUB Taller con tus datos antes de decidir. Cotización por proyecto según tu negocio y los módulos que necesites.
- Facturación electrónica DGI incluida
- En la PC del mostrador y en el celular del mecánico
- El cliente sabe en qué va su vehículo sin llamar
- Datos del taller en tu propia base, respaldados
- Soporte local por WhatsApp y actualizaciones incluidas
- Sin contratos eternos
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