1. Introducción
SuiteHub opera el sitio web suitehub.net y la plataforma SuiteHub. SuiteHub es producto de PROOQ LLC (sede en Elmwood Park, Chicago IL, USA), con operación local en Panamá a través de PROOQ S.A. (Vía Argentina, Bella Vista, Ciudad de Panamá), quien actúa como responsable del tratamiento de datos en territorio panameño. Esta política describe cómo recopilamos, usamos y protegemos tus datos personales y los de tus clientes.
Para residentes en Panamá cumplimos con la Ley 81 de 2019 de Protección de Datos Personales de la República de Panamá. Para residentes en USA, España, Venezuela y Colombia aplicamos buenas prácticas alineadas a las regulaciones locales (GDPR/LOPDGDD para España, CCPA para California, etc.) según corresponda a la jurisdicción del titular.
Para residentes en Colombia, el tratamiento de datos personales se rige por la Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales / Habeas Data) y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, bajo la supervisión de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Reconocemos los derechos del titular a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como a revocar la autorización otorgada. Cuando corresponda, registraremos nuestras bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
2. Datos que recopilamos
Recopilamos diferentes categorías de datos según tu interacción con nosotros:
- Datos de contacto comercial: nombre, empresa, email, teléfono cuando nos escribes por formulario, WhatsApp o email solicitando información.
- Datos de cliente SuiteHub: información de tu negocio (RUC, dirección, sucursales), usuarios autorizados, configuración FE Digifact/HKA/Factura Fácil/eFacturapty, plantillas y reportes que generes.
- Datos operativos: facturas, cotizaciones, clientes, productos, transacciones que registres en la plataforma. Estos datos son tu propiedad; nosotros somos custodios.
- Datos técnicos: dirección IP, navegador, sistema operativo, tiempos de visita, logs de auditoría dentro de SuiteHub.
- Cookies necesarias: sesión de usuario, CSRF, preferencias de idioma. No usamos cookies publicitarias de terceros.
3. Cómo usamos tus datos
- Prestar el servicio SuiteHub que contrataste (operación, soporte, facturación).
- Cumplir obligaciones fiscales y regulatorias panameñas (DGI, contabilidad).
- Comunicarnos contigo por temas comerciales, soporte técnico y avisos del sistema (mantenimientos, cambios contractuales).
- Mejorar la plataforma analizando patrones de uso agregados (sin identificar usuarios individuales).
- Cumplir con requerimientos legales: respondemos a citaciones judiciales, requerimientos de DGI o de la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información cuando aplica por ley.
No vendemos tus datos. No los compartimos con anunciantes ni con terceros con fines comerciales ajenos a la prestación del servicio.
4. Con quién compartimos datos
Compartimos datos solo con los siguientes terceros, y únicamente lo estrictamente necesario:
- PAC certificado DGI (Digifact, The Factory HKA, Factura Fácil o eFacturapty): para emitir facturación electrónica. Tú eliges con cuál PAC trabajar y firmas su propio contrato directamente.
- Hostinger (proveedor de infraestructura): donde reside físicamente tu base de datos. Hostinger cumple con GDPR y certifica seguridad de centros de datos.
- Meta Business (WhatsApp Business API): solo cuando habilitas la integración WhatsApp y bajo tu propio control de plantillas aprobadas.
- Autoridades panameñas: solo bajo orden judicial o requerimiento formal de DGI relacionado con cumplimiento fiscal.
5. Tus derechos (Ley 81)
Como titular de datos personales tienes derecho a:
- Acceso: solicitar copia de los datos personales que tenemos sobre ti.
- Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
- Cancelación: solicitar la eliminación de tus datos cuando ya no sean necesarios.
- Oposición: oponerte al tratamiento para fines comerciales.
- Portabilidad: recibir tus datos en formato estructurado (JSON, CSV) para llevarlos a otro sistema.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, escribe a info@suitehub.net. Respondemos en un plazo máximo de 15 días hábiles.
6. Seguridad
- Conexión cifrada HTTPS/TLS 1.3 en todo tráfico.
- Contraseñas almacenadas con hash bcrypt (no en texto plano).
- Backups diarios cifrados, retención mínima 30 días.
- Aislamiento por cliente: cada cliente tiene su propia base de datos, sin riesgo de mezcla con otros.
- Auditoría interna de accesos (audit_log) con IP, usuario, acción y fecha.
7. Retención de datos
Conservamos tus datos mientras tengas contrato activo con SuiteHub y por 5 años adicionales tras la terminación, según el Código Fiscal panameño. Pasado ese plazo, anonimizamos o eliminamos definitivamente. Los datos exigidos por DGI para FE (XML, CUFE) se conservan según la regulación vigente (mínimo 5 años).
8. Cambios a esta política
Si actualizamos esta política, te avisaremos por email a la dirección de contacto registrada con al menos 30 días de anticipación. La fecha de última actualización siempre estará visible al inicio.
9. Contacto del oficial de privacidad
Para preguntas, quejas o ejercer tus derechos: