Un día en un restaurante con HUB POS, del primer pedido al cierre de caja

Cuando alguien nos pregunta qué hace HUB POS, la respuesta corta es “es el sistema de tu restaurante”. Pero eso no dice mucho. Así que mejor te cuento cómo se ve un día normal en un local que lo usa, desde que se abre la caja hasta que se cierra. Para las pantallas de este artículo usamos un restaurante de prueba que llamamos Sabores del Istmo, con su salón, su terraza y su barra.

10:30 a.m. Se abre la caja

El día arranca en la caja. La cajera abre el turno con el fondo de siempre y ya se puede vender. Si más tarde hay que sacar plata para el hielo o para la gasolina del delivery, se hace un vale y queda registrado con su motivo. Nada de papelitos sueltos en la gaveta.

La dueña, cuando entra al sistema, ve el dashboard: lo que se ha vendido hoy, cuántas órdenes hay abiertas, el ticket promedio y el producto que más sale. Si entró un pedido por el menú digital, aparece arriba con su aviso para que alguien lo acepte.

Mediodía. El salón se llena

A la hora del almuerzo es cuando se nota si un sistema ayuda o estorba. En HUB POS cada mesa tiene un color según cómo va: libre, ocupada, pidió la cuenta o lista para cobrar. Tocas la mesa y se abre su orden.

El salonero puede tomar el pedido desde su propio celular. No hay que bajar nada de una tienda de apps, se instala desde el navegador. Escoge el plato, marca el término de la carne, pone “sin cebolla” y lo manda. Los modificadores salen como botones grandes, porque en plena hora pico nadie quiere pelear con una lista chiquita.

Si llegan seis personas y hay que unir dos mesas, se unen. Si un plato se anotó en la mesa equivocada, se mueve y ya.

En la cocina nadie grita

Lo que se pide llega solo a la pantalla de la estación que le toca: cocina caliente, cocina fría o barra. El equipo marca cuando empieza y cuando está listo, y cada tarjeta muestra cuántos minutos lleva esperando. Si un plato se pasa del tiempo que tú definiste, la tarjeta se pinta en ámbar para que se vea.

Hay cocinas que prefieren el papel, y está bien. La comanda también sale en la impresora térmica de cada estación, con la mesa, el salonero, los modificadores y la hora. Pantalla y papel pueden convivir sin problema.

La cuenta, como la quiera el cliente

Llega la hora de cobrar. Efectivo, tarjeta, Yappy o transferencia, o una mezcla: veinte en efectivo y el resto por Yappy, por ejemplo. La propina y el vuelto se calculan solos. Si hay descuento, queda anotado con su motivo.

¿La mesa quiere pagar por separado? Se reparten los platos entre los comensales y cada uno paga lo suyo, con su propia factura.

La factura electrónica sale en el mismo ticket

Esto es lo que más nos preguntan en Panamá. Cuando se cobra, la factura se envía a la DGI, se autoriza y sale impresa en el ticket de 80 mm con su CUFE y su código QR. El cliente escanea el QR y ve su factura en la consulta de la DGI. Si te pide factura a nombre de una empresa, buscas el RUC y el sistema trae la razón social.

Al final del día no hay que pasar las ventas a otro programa. Ya quedó todo facturado.

Descuentos grandes sin llamar al dueño

Un clásico: el cliente pide un 40 % de descuento y el dueño no está. Antes eso era llamar, esperar o darlo “a ojo”. Con las aprobaciones, la cajera pide la autorización y a quien aprueba le llega la solicitud al celular: quién la pide, de cuánto es y por qué. Aprueba o rechaza desde donde esté y la caja ve la respuesta en segundos. Y todo queda en la bitácora.

Tú decides a partir de qué porcentaje o de qué monto hace falta esa aprobación. Por debajo de eso se sigue trabajando con PIN, como siempre.

Clientes que piden solos

En la tarde aparece otro tipo de cliente, el que no quiere esperar a que lo atiendan. Para eso está el kiosko: una tablet en la entrada donde la persona escoge si es para llevar o para comer aquí, en español o en inglés, arma su pedido y paga en caja. Si se queda a comer, elige una mesa libre de las zonas que tú habilitaste.

El que está en su casa puede pedir por el menú digital. Le compartes el enlace por WhatsApp o pones un QR en la mesa, arma el pedido desde su celular, deja su nombre y su teléfono, y tú lo aceptas con un toque. De ahí en adelante entra como cualquier otro pedido.

Y si se cae el internet

Pasa. Y casi siempre un viernes a las ocho de la noche. HUB POS corre en la red local del restaurante, así que la caja, la cocina y los celulares siguen conectados entre ellos aunque se vaya el internet. Se sigue vendiendo. Si prefieres tenerlo en la nube, también se puede.

11 p.m. El cierre

Al final del turno toca contar la plata. HUB POS te dice cuánto efectivo debería haber, tú declaras lo que contaste billete por billete y el sistema saca la diferencia. Si la diferencia pasa del límite que configuraste, te pide una nota.

El reporte Z sale por la térmica y también te llega al correo, con las ventas por método de pago y por categoría, los productos, las cortesías, las anulaciones, los vales y las propinas por persona. El día 1 de cada mes llega además el reporte mensual, comparado con el mes anterior.

Y al día siguiente, en Reportes, ves las ventas, el margen por producto, las fugas (cortesías, devoluciones y descuentos, con su motivo y con quién los aprobó), las propinas y el ITBMS. Todo se puede exportar.

¿HUB POS o HUB Restaurant?

Nos lo preguntan bastante. Son dos verticales distintos que comparten la misma base. HUB POS es el formato ligero: caja, pedidos y cocina para cafeterías, food trucks y restaurantes de servicio rápido. HUB Restaurant es la línea full-service: mapa de mesas en vivo, comandas por estación con monitor de cocina, cuentas divididas y cierre por turno. Ambos vienen en línea Core y línea Pro, así que puedes empezar con HUB POS y pasar a HUB Restaurant cuando tu salón lo pida. Además hay módulos que se activan según cómo trabajes, como delivery con GPS, departamentos, cuentas por cobrar o promociones por horario.

Para terminar

Al final, lo que le sirve a un restaurante es que las pantallas que ya tiene trabajen juntas. Eso buscamos con HUB POS: que el pedido, la cocina, la caja y la factura hablen el mismo idioma.

Si quieres ver todas las pantallas, están en la página de HUB POS. Y si prefieres verlo con tu propio menú, escríbenos por WhatsApp y te hacemos una demo.